As PMR são responsáveis pela especificação das suas necessidades, no momento adequado e através dos canais de comunicação apropriados.
Devem notificar à transportadora aérea ou ao seu agente, ou operador turístico sobre as suas necessidades, preferencialmente no momento em que fizerem a reserva, ou com antecedência mínima de 48 horas antes do embarque, devendo abranger igualmente um voo de regresso, se o voo de ida e o voo de regresso tiverem sido reservados junto da mesma transportadora aérea.
